Duurzaamheid

Blog: Een Control Tower voor medische hulpmiddelen

Every cloud has a silver lining, zeggen de Engelsen. Deze column gaat over zo’n situatie. Onderzoeker Paul Buijs (Rijksuniversiteit Groningen) zou in het vroege voorjaar een paar maanden gaan werken bij het prestigieuze MIT in Boston. Maar dat ging door de Corona-crisis niet door. Weer thuis in Groningen werd hij al snel gebeld door een van zijn contacten in de zorgwereld met de vraag of hij zin had in een logistieke opdracht.

In het begin van de crisis zagen zorginstellingen hun voorraden mondkapjes, brillen, schorten wegsmelten en liepen hun inkoopprocessen vast doordat er geen aanbod meer was. De overheid sprong hierop in door de inkoop in Nederland te centraliseren, en de veiligheidsregio’s in te schakelen om de regionale coördinatie van hulpmiddelen ter hand te nemen. Dit heeft aan de ene kant geleid tot standaardisatie van de aanpak, maar ook tot subtiele verschillen tussen de regio’s.

In het noorden van Nederland ontstond al snel een regionaal initiatief om voor 150 zorginstellingen inzicht te krijgen in de totale gezamenlijke voorraden, en de beschikbare hulpmiddelen zo te verdelen dat de echte nood werd gelenigd, in plaats van alleen partijen die nog mondkapjes hadden, extra mondkapjes te sturen.

Hiervoor was een IT-tool nodig, en dat is wat oud-collega Roel Post en Paul Buijs moesten maken. Daarbij was de IT-kennis van beide heren nuttig, maar ook logistieke kennis en inzicht in processen. Inzicht krijgen in voorraden is nuttig, maar niet als je geen rekening houdt met verwacht verbruik. Daarnaast is het van belang om te kijken hoeveel voorraad partijen moeten aanhouden. Zorginstellingen houden normaal voor ongeveer een maand voorraad aan. Maar soms liep dat in de crisis terug naar slechts een week. Door goed overzicht te houden, partijen gerust te stellen, en geen gaten te laten vallen is dat allemaal net te doen.

De ergste crisis is nu voorbij (hoewel we nu met angst en beven afwachten of er geen second wave komt). De centrale inkoop op nationaal niveau blijft bestaan, maar de instellingen mogen ook zelf weer inkopen. De ingerichte control towers kijken nog wel mee, maar coördineren in principe niet meer. Dat leidt niet in één klap tot een “nieuw normaal”.

Als de zorginstellingen weer allemaal zelf in gaan kopen, doen ze dat al snel vanuit de gedachte weer hun gebruikelijke voorraad aan te leggen. Als alle instellingen dat tegelijk gaan doen, dan leidt dat tot een enorme vraag aan hulpmiddelen, terwijl die nog steeds schaars zijn. Er is dus nog steeds coördinatie nodig, ook als het ergste voorbij is.

Het is onhandig om nu, in hele korte tijd, alle sturing van een centraal c.q. regionaal geleide inkoop los te laten en over te schakelen op de klassieke decentrale inkoop. Laat de control towers die in meerdere regio’s zijn ingericht hun werk blijven doen, en de zorginstellingen helpen om langzaam, zonder grote inkooppieken weer op hun oude operationele- en voorraadniveaus terug te komen. Dat kan zomaar nog een paar maanden of langer duren.

Na dit operationele uitstapje – dat misschien nog wel niet helemaal voorbij is – ziet Paul Buijs ook mogelijkheden voor onderzoek. De ervaring die is opgedaan met het opbouwen van een control tower voor zorghulpmiddelen is op zijn minst interessant om vast te leggen. Daarna is het ook zinnig om onderzoek te gaan doen naar hybride sturingsmechanismen die de ruimte vullen tussen centrale en decentrale aansturing. Maar nog interessanter is wellicht de vraag hoe je van het ene aansturingsmodel overstapt naar een ander model, en wat er gebeurt als je daar niet goed bij nadenkt.

Laten we hopen dat hij snel aan de gang kan met dit onderzoek. Ondertussen schrijven we de belangrijkste les alvast op.

Geef de eerste reactie