Blog: Van GPA naar DMS: modern idee of potentiële puinhoop?

Onlangs was ik gespreksleider bij een seminar over de afschaffing van de geautomatiseerde periodieke aangifte (GPA) en de invoering van het Douane Management Systeem. Dit moet allemaal in 2023 zijn beslag krijgen. Voor meer informatie, zie de officiële informatie van de douane, en de diverse webinars over dit onderwerp, bijvoorbeeld dit webinar.

De GPA was bij de invoering, in 1995, een typische Nederlandse douane-innovatie, waarmee bedrijven op maandelijkse basis de douane konden informeren, en waarbij de douane, naast de aangifteregels, ook informatie ontvingen om de goederenstroom te kunnen volgen. Ik denk dat je de stelling dat de GPA een belangrijke noodzakelijke voorwaarde is geweest voor de ontwikkeling van Nederland als distributieland, goed te verdedigen is.

Na 25 jaar gebruik is de software van het GPA-systeem achterhaald, en heeft de invoering van het nieuwe douanewetboek van de Unie een nieuwe manier van aangifte doen geïntroduceerd (inschrijving in de administratie van de aangever). De mogelijkheid voor een periodieke aangifte is beperkt, maar niet compleet uitgewist. Er zit een artikel in het douanewetboek dat het mogelijk maakt om een soort periodieke aangifte te blijven doen. De Nederlandse douane heeft ervoor gekozen om die periodiciteit te zetten op een dag, en niet op een maand.

De kwestie van de maandelijkse periodieke aangifte was een belangrijk gespreksonderwerp in het seminar. Het belangrijkste kritiekpunt op de keuze van de Nederlandse douane is dat het grootste deel van de bedrijven in Nederland al heel lang werken met die GPA, en daarmee een strakke maandelijkse afrekeningscyclus hanteren in hun goederenstroomregistratie. Dat biedt commerciële mogelijkheden (bijvoorbeeld voor het optimaliseren van de prijzen die ingrediënt zijn voor de douanewaarde), maar vooral organisatorische rust, omdat een douaneafdeling haar werkzaamheden kan plannen, en er tijd is voor andere werkzaamheden dan de aangifte opmaken.

Aan de andere kant zou je kunnen zeggen dat het nieuwe douanewetboek, dat door velen als een stap achteruit wordt beschouwd, juist op een heel modern idee van bedrijvigheid is gebouwd. Het idee van de continuous enterprise is niet direct nieuw, maar heeft toch vooral in recente jaren wat tractie gekregen. Onderwerpen als continuous improvement, continuous alignment, en ook het gebruik van continue real-time data in allerlei toepassingen duiken met enige regelmaat in de recente bedrijfskundeliteratuur op. Het bekende Sales & Operations Planning (S&OP) is in feite ook een continu proces, ook al organiseren bedrijven dat niet altijd zo. In de chemische industrie zijn continue processen natuurlijk ook heel gebruikelijk. Continuous compliance is dan misschien wel nieuw, maar de stap hoeft voor veel bedrijven niet zo groot te zijn.

De realiteit is blijkbaar weerbarstiger. Bedrijven zien hun goederenstroom niet als een continue proces, of organiseren hun besturingsprocessen niet op een continue manier. Het is veel gebruikelijker dat bedrijven een wekelijkse, twee-wekelijkse of maandelijkse planningscyclus hebben, die wel versnel kan worden (zoals we tijdens Covid hebben gezien), maar het blijft een cyclus met een begin, een midden en eind.

De vraag is nu: hoe verder? Het gat tussen de toekomstige dagelijkse aangifte en de manier van werken van bedrijven moet gedicht worden, anders kijken we aan tegen een potentiële puinhoop. Er zijn twee richtingen: ten eerste kan de douane de mogelijkheid voor een wekelijkse of, liever, maandelijkse aangifte toestaan. Het is mij niet helemaal duidelijk waarom ze daar zo terughoudend in zijn. Het heeft iets te maken met de wens om te moderniseren, maar ook met basale computercapaciteit die de omvang van grote maandelijkse aangiftes niet aan zou kunnen. Je zou denk ik op zijn minst een aantal bedrijven kunnen toestaan hiervan gebruik te maken, met een soort afbouwscenario.

Als tweede optie zie ik een traject waarin met een aantal bedrijven toch naar een meer continu toezichtsproces toegewerkt gaat worden. Er zijn een heel aantal bedrijven in Nederland die daar niet ver van afzitten. Dat toezichtproces moet dan ook wel echt continu worden, en dat betekent ook iets voor het toezicht van de douane. Het kan dan niet zo zijn dat de douane met inspecties discontinuïteit creëert in de goederenstroom. Hierbij ontstaan dan ook weer mogelijkheden om, in Nederland, te innoveren in het douane-toezicht op goederenstromen, en dat is nodig om onze positie als Nederland handelsland in de wereld te behouden.

Ik ben benieuwd wat bedrijven de komende anderhalf jaar gaan doen. Al met al is het een behoorlijk ingrijpende klus voor veel bedrijven om hun aangifteprocessen om te gooien, en keuzes te maken uit de nieuwe aangiftescenario’s die door DMS worden ondersteund. Er zijn ook best nog wel wat complexe vragen, zoals de mogelijkheid om te switchen tussen aangiftescenario’s en de manier waarop de karakteristieken van de goederenstroom passen bij bepaalde aangiftescenario’s. Hier zijn we voorlopig nog niet klaar mee.