Supply Chain Finance

Inzicht in uw order-to-cash proces

Het order-to-cash (O2C) proces is cruciaal voor elke onderneming. In de logistieke sector zijn er vele bedrijven met beperkt besef van het belang, en daardoor beperkte kennis van optimalisatie van dit proces. Dit leidt tot liquiditeitsbeperkingen en hogere transactiekosten. Integraal management en monitoring op doorlooptijden zijn de eerste stappen richting verbetering.

Metingen van Graydon laten zien dat logistiek steevast een van de sectoren is die het traagst betaalt in Nederland. Volgens de laatste metingen betalen bedrijven in de logistieke sector na gemiddeld 42 dagen, ten opzichte van een gemiddelde van 39 dagen over alle sectoren heen. Een grote impact hiervan wordt gevoeld binnen de sector zelf, door logistiek dienstverleners die opdrachten aannemen van bedrijven uit de eigen sector. Maar het O2C-proces is meer dan betaaltermijnen. Het is het proces vanaf orderontvangst tot uiteindelijke betaling. Daartussen zitten vele stappen, waarvan orderverwerking, levering van goederen of diensten en verzending en goedkeuring van facturen de belangrijkste zijn.

Ook verantwoordelijkheid leverancier

Bij een betaaltermijn van 30 dagen kan een O2C-proces gemakkelijk veel langer zijn, bijvoorbeeld 90 of 120 dagen. De afnemer is verantwoordelijk voor goedkeuring en betaling van de factuur. De leverancier is verantwoordelijk voor de meeste andere stappen in het proces. Logistiek dienstverleners in de leveranciersrol moeten ervoor zorgen dat ze deze stappen op orde hebben om een zo kort mogelijk O2C-proces na te streven. Dit betekent immers dat je sneller kunt beschikken over liquiditeit. Daarnaast zorgt een efficiënt O2C-proces voor verlaging van kosten en werkdruk, door vermindering van de hoeveelheid tijd die in order- en factuurverwerking zit.

Versplinterde aansturing

O2C-processen worden door logistiek dienstverleners zelden gezien als een integraal proces. Daardoor worden de verschillende deelstappen versplinterd in de organisatie aangestuurd. Betrokkenheid van verschillende en los van elkaar opererende afdelingen, zoals sales, administratie en finance, leidt vaak tot situaties waarbij er geen end-to-end verantwoordelijkheid ligt voor specifieke personen binnen de organisatie. De afdeling administratie weet dan niet wat sales heeft afgesproken met afnemers en finance heeft geen idee dat een factuur al dagen geleden verstuurd had kunnen worden. Daarom duurt het bij logistiek dienstverleners vaak meer dan 5 dagen voordat een factuur überhaupt is verstuurd, nadat de dienst al geleverd is.

Complexiteit en inefficiënties

De logistieke sector heeft te maken met complexe orders en facturen, vanwege complicaties zoals wachttijden, tolkosten of het combineren van ladingen. Het correct opstellen en verwerken van orders en facturen, maar ook het management van disputen is daarom extra belangrijk. Disputen zijn de conflicten die ontstaan wanneer er bijvoorbeeld verkeerde prijzen, aantallen of betalingscondities op de factuur staan. Hier is weinig gestandaardiseerd beleid voor. Het uitzoeken en registreren van waar en bij wie de fout zit, kost onnodig veel tijd. Er is e-invoicing technologie, maar hier maakt met name het mkb slechts beperkt gebruik van. Bovendien kunnen verschillende afnemers verschillende systemen gebruiken, wat beperkingen geeft qua schaalvoordelen.

Beperkte monitoring

Logistieke ondernemingen hebben beperkt zicht op de totale doorlooptijd van O2C-processen. De belangrijkste reden hiervoor is dat niet alle stappen in het proces worden vastgelegd in interne systemen, of dit gebeurt wel, maar er vinden simpelweg geen analyses plaats op doorlooptijden van deelstappen. Dit terwijl de gevolgen duidelijk zijn. Een O2C-proces dat 30 dagen langer duurt voor de grootste klant, kan al snel een miljoenenimpact hebben qua liquiditeit.

Bron: www.logistiek.nl

Auteur: Christiaan de Goeij is projectmanager en onderzoeker Supply Chain Finance bij Hogeschool Windesheim en Politecnico di Milano.

Geef de eerste reactie