Project PackAssist verbetert verpakkingsproces in de hele keten

De impact van Dead On Arrivals is groot. De klant is geërgerd (en dat levert imagoschade op) en er zijn directe en indirecte (vaak verborgen) kosten. Onderzoek van de Rijksuniversiteit Groningen wijst uit dat circa 30% van alle Dead on Arrivals (DOA’s) hun oorzaak vinden in de logistiek. De verpakking wordt hierbij vaak als boosdoener aangewezen. Maar de verpakking zelf is meestal wel in orde. Het zijn eerder de processen of de organisatie rondom de keuze, introductie en gebruik van de verpakkingen binnen de Supply Chain die die nog wel een verbeterslag kunnen gebruiken.

Een goed ingeregeld verpakkingsproces houdt rekening met de gehele logistieke keten. Modaliteiten, bestemmingen, gevoeligheden en de omgeving zijn allemaal factoren die impact kunnen hebben op de keuze en het gebruik van verpakkingen.

Binnen Philips Healthcare werd er geen bijzondere aandacht besteed aan het verpakkingsproces. De global customer service verwerkt 1 miljoen orders per jaar voor een bedrag van 132 miljoen aan vervoerskosten voor 120.000 SKUs (stock keeping unit). Toen Ermstrang begon was het aantal Defoa’s (Defect on arrivals) dat werd veroorzaakt door slechte verpakkingen enkele honderden per jaar en stijgend. “Er waren duidelijk procesproblemen, de keten was niet onder controle.”

Men gaf aan dat 15% van de Defoa’s een direct gevolg waren van de verpakking. Een veelvoud hiervan bleek vervolgens indirect naar het verpakkingsproces terug te leiden. Denk bijvoorbeeld aan verkeerde onderdelen in de verpakking of beschadigde onderdelen in de doos door het ontbreken van binnen verpakkingen. Dit bracht miljoenen euro’s aan kosten mee.

Ermstrang pakte eerst het probleem intern aan, hij slaagde erin om het aantal type dozen terug te brengen van 600 naar 25. Deze optimalisatie tot gestandaardiseerd verpakkingsmateriaal had tot gevolg dat niet 8% maar 28% van de onderdelen een vaste verpakkingen kreeg. De verpakkingsinstructies werden in de Engelse taal vastgelegd in een database die alleen vanaf Philips-computers te bereiken was. Het proces kwam beter onder controle, maar nog steeds zat maar 14% van de producten in de juiste verpakking. “De toegang tot de instructies bleek te lastig. Alleen de Philips fabrieken konden hiermee uit de voeten, de logistieke partners en de leveranciers van de spare parts hadden er veel problemen mee. Bovendien was het begrip van de Engelse taal niet op elke locatie in de wereldwijde distributieketen even goed. Instructies werden niet gelezen of verkeerd geïnterpreteerd”.

Met behulp van FPC werd de software regietool PackAssist geïmplementeerd voor de 120.000 SKUs.

PackAssist is een web based oplossing gericht op het verpakkingsproces door de hele keten heen. De tool kan gekoppeld worden met bestaande systemen als WMS en ERP. En voorziet in een gecontroleerd en transparant goedkeuringstraject voor de introductie van nieuwe verpakkingen.

De belangrijkste voordelen waren:

• Taal onafhankelijkheid door visualisaties, eigen foto’s of filmpjes. Hiermee biedt de oplossing een eenduidige en heldere manier van communiceren naar alle locaties in de keten, ongeacht geografie of taal;
• Eenvoud, voor nieuwe werknemers meteen te begrijpen;
• Algoritmes om loze ruimte in de doos te reduceren;
• Internet based, waardoor er geen specifieke Philips Healthcare connectie nodig is; dit is sneller en goedkoper te implementeren, ook bij het toevoegen van nieuwe leveranciers;
• Meerdere bestemmingen mogelijk, waardoor de keten verder geoptimaliseerd kan worden;
• Nieuw verpakkingsbeleid of nieuwe onderdelen kunnen geruisloos centraal worden geïmplementeerd;
• Ook optimalisaties vanuit de werkvloer kunnen – na review – direct worden geïmplementeerd;
• De oplossing biedt mogelijkheden voor activity based costing in de keten.

De schadepost van Philips is inmiddels gemarginaliseerd. De terugverdientijd van de softwaretool wordt door Ermstrang geschat op 1 tot 2 maanden (transportkosten). Maar net zo belangrijk: zijn klanten zijn tevreden, Nu er weer grip in de keten is op het verpakkingsproces ziet Philips Healthcare nog veel meer mogelijkheden tot optimalisatie. Zowel in het spare parts proces als voor eerste levering.