Themasessie 23/9 Dinalog: Het belang van een goed georganiseerd verpakkingsproces

De impact van dead on arrivals is groot, zowel in klantenergernis (dat resulteert in imagoschade) als in aanzienlijke directe, indirecte (vaak verborgen) kosten. Onderzoek van de Rijksuniversiteit Groningen wijst uit dat circa 30% van alle Dead on Arrivals (DOA’s) hun oorzaak vinden in de logistiek. De verpakking wordt hierbij vaak als boosdoener aangewezen. Maar de verpakking zelf is meestal wel in orde, de processen of de organisatie rondom de keuze, introductie en gebruik van de verpakkingen binnen de Supply Chain zijn meestal nog voor verbetering vatbaar.

Een goed ingeregeld verpakkingsproces houdt rekening met de gehele logistieke keten. Modaliteiten, bestemmingen, gevoeligheden en de omgeving zijn allemaal factoren die impact kunnen hebben op de keuze en het gebruik van verpakkingen. Op dit moment worden verpakkingen vaak niet op de juiste manier ingezet. De deelnemers aan de themasessie over het verpakkingsproces bij Dinalog op 23 september ondervonden dit aan levende lijve toen ze probeerden zelf een verpakking in elkaar te zetten. Ed Klijsen van FPC verloste hen van de verwoede pogingen door middel van geanimeerde instructies uit de software van Pack Assist.

Pack Assist is een webbased oplossing gericht op het supply-chain brede verpakkingsproces. Het biedt door middel van animaties verpakkingsinstructies en heeft mogelijkheid tot meertaligheid en integratie van bestaande documentatie. De tool kan gekoppeld worden met bestaande systemen als WMS en ERP. De tool voorziet ook in een gecontroleerd en transparant goedkeuringstraject voor de introductie van nieuwe verpakkingen. Met als gevolg dat verpakkingsprocessen in de volledige supply chain beheerst kunnen worden en het aantal DOA’s aanzienlijk verminderd wordt. Daarnaast biedt het meer mogelijkheden voor flexibele inzet van personeel, doordat de inwerktijd nihil wordt.

In het project PackAssist binnen het Interreg IV programma Grenzeloze Logistiek is een door FPC ontwikkelde methode toegepast in de spare parts distributieketen van Philips Healthcare. Eric Ermstrang, director Global Transportation & Packaging, licht de behoefte en ervaring vanuit de gebruiker toe. Field Service Engineers moeten snel handelen om de ziekenhuizen wereldwijd te beleveren met de juiste onderdelen (next business day delivery).

Binnen Philips Healthcare werd er geen bijzondere aandacht besteed aan het verpakkingsproces. De global customer service verwerkt 1 miljoen orders per jaar en 132 miljoen aan fysieke internationale vervoerskosten voor 120.000 SKUs. Toen Ermstrang begon was het aantal Defoa’s (Defect on arrivals) dat werd veroorzaakt door slechte verpakkingen enkele honderden per jaar en stijgend. “Er waren duidelijk procesproblemen, de keten was niet onder controle.”

Bij 15% van de Defoa’s werd aangegeven dat deze een direct gevolg waren van de verpakking. Een veelvoud hiervan bleek vervolgens indirect naar het verpakkingsproces terug te leiden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan verkeerde onderdelen in de verpakking of beschadigde onderdelen in de doos door het ontbreken van binnenverpakkingen. Dit bracht miljoenen euro’s aan schade mee. Daarnaast leidden onnodig grote verpakkingen tot hoge kosten, aangezien Philips Healthcare voor pakketdiensten per volumegewicht betaalt.

Ermstrang pakte eerst het probleem intern aan, hij slaagde erin om het aantal type dozen terug te brengen van 600 naar 25. Deze optimalisatie tot gestandaardiseerd verpakkingsmateriaal had tot gevolg dat niet 8% maar 28% van de onderdelen een vaste verpakkingen kreeg. De verpakkingsinstructies werden in de Engelse taal vastgelegd in een database die alleen vanaf Philips-computers te bereiken was. Het proces kwam beter onder controle, maar nog steeds zat maar 14% van de producten in de juiste verpakking. “De toegang tot de instructies bleek te lastig. Slechts alleen de Philips fabrieken konden hiermee uit de voeten, de logistieke partners en de leveranciers van de spare parts hadden er veel problemen mee. Bovendien was het begrip van de Engelse taal niet op elke locatie in de wereldwijde distributieketen even goed. Instructies werden niet gelezen of verkeerd geinterpreteerd” ”

Met behulp van FPC werd de software regietool PackAssist geimplementeerd voor de 120.000 SKUs. De belangrijkste voordelen hierin waren:

• Taal onafhankelijkheid door visualisaties, eigen foto’s of filmpjes. Hiermee biedt de oplossing een éénduidige en heldere manier van communiceren met naar alle locaties in de keten, ongeacht geografie of taal.
• Eenvoud, voor nieuwe werknemers meteen te begrijpen (binnen enkele uren ingewerkt)
• Algoritmes om open loze ruimte in de doos te reduceren
• Internet based, waardoor er geen specifieke Philips Healthcare connectie nodig is; dit is sneller en goedkoper te implementeren, ook bij het toevoegen van nieuwe toeleveranciers of acquisities.
• Meerdere bestemmingen mogelijk, waardoor de keten verder geoptimaliseerd kan worden
• Nieuw verpakkingsbeleid of nieuwe onderdelen kunnen geruisloos centraal worden geïmplementeerd
• Ook optimalisaties vanuit de werkvloer kunnen – na review – direct worden geïmplementeerd.
• De oplossing biedt mogelijkheden voor activity based costing in de keten.

De schadepost is inmiddels gemarginaliseerd. De terugverdientijd van de softwaretool wordt door Ermstrang alleen al op transportkosten geschat op 1 tot 2 maanden. De trainingstijd voor nieuw personeel en klanttevredenheid is hierin niet meegenomen. Vooral de bijdrage aan klanttevredenheid is enorm. De kwaliteit van toegeleverde spare parts bepaalt de Up Time van een scanner in een ziekenhuis en daarmee de wachtlijst voor de patient.

Nu er weer grip is op het verpakkingsproces ziet Philips Healthcare nog heel veel additionele optimalisatie mogelijkheden. Zowel in het spare parts proces als voor eerste levering. Bijvoorbeeld bij het leveren van nieuwe MRI scanners is er 30% besparing mogelijk op transport van colli’s en reductie van enkele honderden kilo’s verpakkingsmateriaal per scanner. Met de introductie van PackAssist kan men verpakkingen ook specificeren op bestemming of modaliteit waardoor de keten verder geoptimaliseerd kan worden.