Service Logistiek

Factsheet: To pool or not to pool

Delen van voorraden reserveonderdelen
Als bedrijven nieuwe machines of onderdelen aanschaffen, investeren zij vaak direct in een uitgebreid pakket reserveonderdelen. Probleem is dat het aantal benodigde reserveonderdelen vaak moeilijk in te schatten is, met als gevolg dat er al snel te veel of te weinig op voorraad ligt. Dave Lina deed onderzoek naar de voor- en nadelen van het opzetten van onderdelenpools.

Bedrijven zoals raffinaderijen en vliegmaatschappijen kunnen zich geen stilstand van hun installaties of machines veroorloven. Bij aanschaf van een nieuwe installatie of machine wordt een pakket reserveonderdelen op voorraad genomen, zodat defecte onderdelen direct vervangen kunnen worden. Bij aanschaf is echter meestal onduidelijk hoe snel een onderdeel vervangen moet worden, waardoor het lastig in te schatten is hoeveel onderdelen op voorraad gelegd moeten worden. Veel bedrijven gaan in dit geval voor zekerheid, met te hoge voorraden als gevolg of schaffen onderdelen aan die achteraf helemaal niet nodig blijken te zijn. Daarnaast komt ook het omgekeerde voor door het te laag inschatten van de behoefte van bepaalde onderdelen, waardoor er bij een storing alsnog overhaast onderdelen moeten worden aangeschaft.

Poolvormen
Bedrijven kunnen risico’s en kosten verlagen door hun onderdelenvoorraden te delen met andere bedrijven die dezelfde of vergelijkbare installaties en machines gebruiken. Het opzetten van dergelijke ‘pools’ kan op drie manieren:

  • Gebruikers kunnen hun voorraden zelf beheren en met elkaar delen.
  • Een derde partij legt de onderdelen voor meerdere gebruikers op voorraad.
  • De fabrikant van de installatie of machine kan zelf een pool met onderdelen opzetten.

Welke vorm van pooling interessant is, hangt onder meer af van de aard van de onderdelen. In de praktijk onderscheiden we vier typen onderdelen:

  • Gebruiksdelen: onderdelen die regelmatig vervangen moeten worden omdat ze ‘op’ zijn, zoals een V-snaar.
  • Verzekeringsdelen: onderdelen die zelden nodig maar wel essentieel zijn, zoals een reservewiel.
  • Reparatiedelen: onderdelen die gerepareerd en weer teruggeplaatst kunnen worden als ze stuk zijn.
  • Wisseldelen: onderdelen die regelmatig vervangen worden en na revisie weer hergebruikt kunnen worden.

Uit onderzoek is gebleken dat pooling van gebruiksdelen niet zinvol is, omdat elke gebruiker deze onderdelen nodig heeft en de vraag goed voorspelbaar is. Bedrijven zien vooral potentie in het poolen van reparatie- en wisseldelen en niet in het poolen van verzekeringsdelen. Dat laatste is opmerkelijk, aangezien juist bij deze onderdelen de voorraadkosten en risico’s hoog zijn.

Kosten van Poolen
De vraag wanneer poolen zinvol is, hangt af van meerdere factoren. Een belangrijke factor is de prijs van onderdelen. Hoe hoger de prijs is, hoe hoger de voorraadkosten en hoe aantrekkelijker poolen wordt. Een tweede factor is de vraag naar onderdelen. Als de vraag laag is, zijn de voorraadkosten en risico’s relatief hoog en is poolen een interessante optie.

Het is tevens van belang of de pool op nationale, Europese of wereldwijde schaal is opgezet. Binnen Nederland kan een onderdeel nog dezelfde dag ter plaatse zijn. Echter, hoe langer de levertijd, hoe onaantrekkelijker het poolen wordt.

De kosten van het poolen worden verdeeld in drie componenten:

  • Voorraadbeheerkosten: opslagkosten,kapitaalkosten, verzekeringskosten, reparatiekosten en afschrijvingskosten van onderdelen die verouderd of niet meer bruikbaar zijn.
  • Transportkosten, afhankelijk van de vraag of de pool decentraal of centraal georganiseerd is.
  • Downtime-kosten: kosten van stilstand, afhankelijk van de levertijd.

De vraag wie welke kosten voor zijn rekening dient te nemen, hangt af van de gekozen poolvorm.In onderstaande tabel zijn de drie verschillende poolvormen met elkaar vergeleken. Middels een model in Excel kan de besparing berekend worden.

Standaardisatie
Voor het opzetten van succesvolle pools is standaardisatie van onderdelen een belangrijke voorwaarde. Hoe meer bedrijven dezelfde installaties en machines met bijbehorende onderdelen gebruiken, hoe groter de voordelen van poolen. Dat poolen in de vliegtuigindustrie goed werkt, komt omdat standaardisatie in deze sector ver is doorgevoerd. Vliegmaatschappijen kunnen efficiënt opereren als ze meer dan tien vliegtuigen van hetzelfde type in gebruik hebben. Veel maatschappijen hebben om die reden identieke vliegtuigen.

Een andere voorwaarde is uniformiteit in de informatievoorziening. Als bedrijven verschillende coderingen en artikelnummers aanhouden, is het lastig te achterhalen wie dezelfde onderdelen op voorraad heeft liggen. Ook registratie van de juiste versienummers is daarbij van belang. Het komt vaak voor dat in machines en installaties van latere datum een nieuwe versie van een onderdeel wordt geplaatst zonder dat dat goed geregistreerd is. De uitwisselbaarheid van de oude en nieuwe versie levert om die reden regelmatig problemen op.

Kansen voor fabrikanten
Fabrikanten zijn degene die de beste positie hebben om pools op te zetten en te beheren. Zij kennen de gebruikers en kunnen zorgen voor standaardisatie van onderdelen en een uniforme informatievoorziening. Bovendien hebben fabrikanten belang bij de informatie die zo’n pool oplevert. De kennis van welke onderdelen hoe vaak stuk gaan is waardevol bij de ontwikkeling van nieuwe producten.

De fabrikanten verkopen echter bij elke nieuwe installatie of machine bij voorkeur een extra onderdelenpakket dan dat ze die onderdelen zelf op voorraad leggen. Bovendien gaan ze bij de vraag welke onderdelen ze wel of niet op voorraad moeten leggen af op hun eigen belangen. Dure verzekeringsdelen die weinig gevraagd worden, zijn voor fabrikanten niet interessant om op voorraad te leggen. Ze zijn voor gebruikers echter wel van essentieel belang. Poolen biedt voor fabrikanten wel degelijk kansen, maar dan dienen zij hun businessmodel te veranderen.

Weinig gebruikerspools
Het onderzoek van Dave Lina toont aan dat gebruikerspools nog maar nauwelijks voorkomen. Slechts één voorbeeld is bekend: de onderhoudsafdeling van AirFrance/KLM beheert een pool die ook aan andere luchtvaartmaatschappijen wordt aangeboden. Nader onderzoek moet opleveren of meer samenwerken door middel van poolen haalbaar is en welke constructies de voorkeur hebben.

Geef de eerste reactie