Transinvoice

Het project Transinvoice werkt eraan om in-efficiencies in het goedkeuringsproces van vrachtkosten en vrachtfacturen drastisch te verminderen. Dat doen zij door dit proces inzichtelijk en beheersbaar in tijd te maken. Dat is goed voor de cash flow positie van vervoerders en hierdoor kunnen nieuwe financieringsmogelijkheden ontwikkeld worden met lagere integrale kosten voor verlader en vervoerder. Er komt meer investeringsruimte voor vervoerders in een tijd waar kredietverstrekking door de banken problematisch is.

Het proces voorafgaand aan een goedgekeurde vrachtfactuur is veelal tijdrovend en in- efficiënt. Tariefafspraken zijn complex en bestaan in veel verschillende vormen en daarmee is het controleren van berekende zendingstarieven een omvangrijke klus. Daarnaast zijn er toeslagen die tijdens transport gerekend worden en tevens onvoorziene omstandigheden waarvoor ook kosten in rekening worden gebracht. Vrachtfacturen komen veelal een aantal maanden na uitvoering ter controle van de administratieve afdeling van de verlader. Door het tijdsverschil weet men in de logistieke operatie vaak niet meer wat er wel of niet is toegezegd. Er volgen vele afstemmingen over afwijkingen en uiteindelijk is het bijna een onmogelijk karwei om de controle goed en efficiënt uit te voeren. Het gevolg is een arbeidsintensief, onoverzichtelijk proces dat ook nog eens weken, of zelfs maanden, duurt. Dit leidt er in de praktijk toe dat vervoerders pas laat betaald worden en daardoor een slechte cash flow positie hebben. Door dunne marges in vervoer is dit een probleem.

De oplossing “Transinvoice” wordt als prototype tijdens dit project ontwikkeld. Het is een digitaal platform dat tussen verlader en vervoerders geplaatst wordt en een brugfunctie vervult, waarbij afstemming tussen verlader en vervoerder efficiënt plaats vindt en waarbij operationele en financiële processen volledig geïntegreerd zijn.
Voor de ontwikkeling van dit platform zijn de volgende projectactiviteiten opgezet:
• Opzetten framework (technisch ontwerp, framework/database)
• Procesbeschrijvingen (automatische tarieven berekening, facturen controle,
wettelijke kaders: BTW, eisen aan facturen)
• Prototype ontwikkeling (ondersteunende software)
• Testen en disseminatie (valorisatie, testen)

De verwachte resultaten zijn:
· Heldere, uitgewerkte processen voor het transport factuurcontrole proces, met
inbegrip van alle facetten (verwerken van data, kostenberekening, proces onverwachte kosten, controleproces inclusief wettelijke kaders, self-billing)
· Proof of Concept. Prototype van een digitaal platform dat als brugfunctie ingezet kan worden bij verladers en vervoerders in verschillende samenstellingen en het proces van vracht kosten controle en facturen controle (middels self-billing facturen) snel, efficiënt en in tijd beheersbaar maakt.
· Middels een goede business case verbreding realiseren naar meerdere partijen in de logistieke sector (via EVO, TLN en financiële instellingen) en nieuwe financieringsmogelijkheden faciliteren. In plaats dat financiering is gebaseerd op een goedgekeurde factuur, zou veel eerder in het proces, zelfs al op basis van transportorder de basis voor financiering gevonden kunnen worden.

Het innovatieve element van het platform is de integratie van ogenschijnlijke complexe operationele en administratieve processen van verlader en vervoerder in een gebruiksvriendelijk digitaal platform waardoor het proces overzichtelijk, beheersbaar en eenvoudig wordt. Daardoor worden nieuwe financieringsproducten mogelijk.

In een vroeg stadium worden toekomstige klanten en gebruikers betrokken. Het prototype van het digitale platform zal op hun data en processen worden losgelaten, zodat feedback gebruikt kan worden in de verdere ontwikkeling van nieuwe versies. Het prototype zal in de toekomst basis zijn van commerciële producten.