Nieuw stappenplan als leidraad voor duurzame stadslogistiek
Veel instanties (gemeentes, zorginstellingen) worstelen met de vraag hoe ze de aanlevering van goederen
aan hun panden in binnensteden kunnen verduurzamen. Hogeschool van Amsterdam heeft in het Cilolab
samenwerkingsproject het antwoord gevonden.
De afgelopen tien jaar is er steeds meer aandacht gekomen voor de rol die grote organisaties, als inkoper van goederen en diensten, spelen in het verduurzamen van stadslogistiek. Binnen overheden, bedrijvenclusters en kennis- en zorginstellingen is er inmiddels het besef, dat zij bijdragen aan de drukte en vervuiling in de stad door de inkoop van bijvoorbeeld kantoorartikelen, schoonmaak- en onderhoudsdiensten, catering en afvalinzameling. Naast het maken van beleid, het uitvoeren van onderzoek en het creëren van bewustwording kunnen zij met hun inkoopkracht een launching customer zijn van duurzame logistieke concepten.
In twaalf stappen naar duurzame stadslogistiek
Susanne Balm, projectleider Duurzame Stadslogistiek bij de HvA (Hogeschool van Amsterdam), ontwikkelde samen met Cilolab-partners een praktisch stappenplan voor onder andere gemeentes, kantoren en zorginstellingen, die de bevoorrading van hun panden duurzamer willen organiseren. “Waar moet je als grote organisatie in de stad aan denken als je de logistiek in het gebied waarin je opereert wilt verduurzamen? In twaalf stappen neemt het onderzoek je aan de hand en laat zien wat je kunt doen.”
Susanne Balm
1. Aansluiten bij bestaande netwerken en instellingen
Haal bij bestaande netwerken en instellingen kennis op. Maak daar je ambities bekend en creëer zo alvast draagvlak voor je plannen. “Netwerken die regelmatig bijeenkomsten organiseren zijn bijvoorbeeld de Green Business Club, de Knowledge Mile Bedrijven Investerings Zone, Logistiek010, Amsterdam Economic Board en Logistiek Noord,” verklaart Balm, “Je kunt ook deelnemen aan onderzoeksprojecten als Cilolab en Surflogh en via deze initiatieven kennis vergaren en een podium pakken.”
2. Ga na wie in de organisatie de huidige situatie wilt verbeteren
Een inkoper die ondersteuning wilt bij duurzame inkoop, een facilitair manager die het personeel graag meer ziet doen dan om de haverklap pakketjes in ontvangst nemen of een gebiedsmanager die wil werken aan een leefbare en veilige buurt: waarschijnlijk ben je niet de enige in je organisatie of netwerk die belang heeft bij verduurzaming van de logistiek. “Ga met deze personen in gesprek en zoek uit waarvoor zij precies in beweging komen”, zegt Balm, “Wees je er van bewust dat de ene wens ten koste kan gaan van de andere. Zo kan een efficiëntieslag in de logistieke keten leiden tot angst voor baanverlies bij het personeel. Als je je daar in deze stap al van bewust bent, kun je hier in een later stadium beter op inspelen.”
3. Doe een nulmeting
Hoeveel leveringen zijn er en op welke momenten? Om hoeveel pakketjes gaat het en welke afmetingen hebben ze? Het meten van leveringen aan de poort en het noteren van leverkenmerken per leverancier levert waardevolle inzichten op. “Je kunt natuurlijk zelf op een stoel bij de deur gaan zitten om te tellen, maar het is efficiënter om een invullijst neer te leggen bij de receptie of studenten in te schakelen”, vertelt Balm.
4. Formuleer een visie voor het gebied en/of de keten
Verduurzaming, wat betekent dat precies voor het gebied en/of de keten waarin je opereert? Schonere lucht, minder verkeersopstoppingen, een grotere verkeersveiligheid of misschien dit allemaal? Wil je in het traject lokaal ondernemerschap stimuleren? En kunnen leveringen beter wel, of juist niet gebundeld worden? “Zorg eerst dat je ambities helder zijn en ga pas daarna over concrete oplossingen nadenken”, adviseert Balm.
5. Vorm een kopgroep van enthousiaste organisaties/personen
Ga om de tafel zitten met partijen die samen aan de visie van het bedrijf willen werken. “Zorg dat het proces in beweging blijft en maak het deelnemers gemakkelijk. Houd de bijeenkomsten kort en krachtig, op geschikte locaties en momenten”, benadrukt Balm. De kopgroep moet groot genoeg zijn om de logistieke ketens in beweging te krijgen. Daarnaast is het zaak dat er per organisatie minstens twee personen aangehaakt zijn, voor het geval er iemand wegvalt. Balm stelde in 2014 zelf een kopgroep samen om te komen tot een efficiëntere bevoorrading van de HvA en de Universiteit van Amsterdam. “We bundelen nu goederen aan de rand van de stad en hebben in Zuidoost een centraal ontvangstpunt voor zakelijke pakketten”, vertelt Balm, “Op de verschillende locaties zijn pakketkluizen neergezet en de glazenwasser komt met elektrisch vervoer.”
6. Wijs een of meerdere ambassadeurs aan
Kies voor personen met beslissingsbevoegdheid: de directeur Facility Services bijvoorbeeld, een bestuurslid, of een wethouder. “Mochten er ergens in het veranderingsproces partijen gaan tegensputteren, dan kunnen deze ambassadeurs zeggen: ‘dit is wat we gaan doen’. Zo krijg je de neuzen weer dezelfde kant op”, legt Balm uit. De inzet van ambassadeurs kan ook de bekendheid van het initiatief vergroten, bijvoorbeeld doordat de media er op af komt.
7. Onderteken samen een deal, convenant of agenda
“Daarmee formaliseer je de betrokkenheid van de diverse personen en partijen in het traject”, benadrukt Balm. Deelnemers nemen de plannen op deze manier serieus en de aandacht die je met bijvoorbeeld een feestelijke kick-off genereert, draagt bij aan de bewustwording in je organisatie.
8. Meten is weten
Formuleer wie de resultaten van de acties meet en hoe de resultaten gemeten worden. En denk vooraf ook goed na hoe je erover wilt gaan communiceren. Aan wie wil je bijvoorbeeld tonen dat een maatregel wel of juist geen effect heeft? “Meetresultaten maken duidelijk waar je met zijn allen staat in het traject en kunnen motiverend werken. Mensen weten op zo’n moment weer waar ze het voor doen”, legt Balm uit. Geef leveranciers zelf een rol in het meten van de resultaten en maak de lijst van Key Performance Indicators (KPI’s) niet te lang, is haar advies.
9. Raadpleeg de markt voor oplossingen
Leg wensen en eisen vast in selectiecriteria en bepaal hoe zwaar duurzaamheid weegt ten opzichte van prijs, kwaliteit en service. “Vraag de markt vervolgens welke oplossingen ze zien om aan de criteria te voldoen”, zegt Balm, “Leveranciers kennen de voor- en nadelen van diverse oplossingen waarschijnlijk wel en hebben al ideeën over wat in hun operatie het beste werkt. Je voorkomt zo ook dat je als ontvanger een oplossing voorschrijft die negatief uitpakt voor andere ketenpartners.”
10. Beperk je niet tot één oplossing
Er leiden duizend wegen naar Rome en dat geldt ook voor het beperken en schoner maken van transportbewegingen. “Staar je niet blind op één oplossing, maar houd je ogen open voor andere opties”, zegt Balm, “Door maatregelen slim met elkaar te combineren, bewerkstellig je vaak een veel groter effect.” In het stappenplan staan een aantal mogelijke oplossingen op een rijtje. Deze lopen uiteen van het uitbesteden van vervoer aan partijen die gebundeld leveren tot het vermijden van vervoer, bijvoorbeeld door kraanwater te schenken.
11. Een goede business-case is maatwerk
Elke situatie en elke partij is anders. Daarom is er geen hapklare business-case voor de verduurzaming van de stadslogistiek. “De stappen die gezet worden, vragen mogelijk om een herziening van het bestaande businessplan met andere activiteiten en risico’s en een andere financieringsstructuur en verdeling van verantwoordelijkheden”, aldus Balm, “In 2022 zoeken we dit verder uit en komen we met voorbeelden van business-cases.”
12. Laat ketenpartners collega’s uitnodigen en organiseer informatiesessies
Zeker bij grote organisaties is de verantwoordelijkheid over producten en klanten vaak verdeeld over verschillende personen. “Besteed daarom nadrukkelijk aandacht aan kennisuitwisseling. Laat ketenpartners regelmatig collega’s uitnodigen voor bijeenkomsten en organiseer sessies waarin je de laatste inzichten deelt”, benadrukt Balm, “Zo blijft waardevolle kennis behouden, zelfs als een medewerker een andere baan krijgt of een organisatie van leverancier wisselt.”
Download hier de twaalf stappen.
